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Mehr Effizienz, mehr Kreativität, mehr Spaß bei der Arbeit: was kann ein Smart Office? Foto: iStock

Smart Office: Zukunftsmusik oder Realität

12.06.2020
Internetfähige Drucker, intelligente Schreibtische und digitale Whiteboards - Smartoffice heißt das Büro der Zukunft. Auch viele Tiroler Unternehmen integrieren innovative Technologien, um Räume und Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.

Insbesondere die jüngeren Generationen wünschen sich nämlich moderne Arbeitsplätze, die ihre Kreativität fördern und Ressourcen besser einsetzen: eben ein Smartoffice. Neue Lösungen müssen also her, um flexiblere Arbeitszeiten, -orte und -strukturen zu ermöglichen.

Das Smartoffice fördert die Produktivität
In den meisten Unternehmen fällt ein Großteil der Kosten für das Personal an. Umso wichtiger ist es, die Arbeitsatmosphäre den Anforderungen der Mitarbeiter anzupassen. Hier spielen Smartoffice-Anwendungen eine wichtige Rolle. Beispielsweise vernetzen digitale Systeme die einzelnen Räume miteinander, um Büroflächen flexibel, aber wirtschaftlich zu nutzen. Mobile Devices und Tools zur digitalen Raum- oder Schreibtischbuchung geben den MitarbeiterInnen die Möglichkeit, ihren Arbeitsplatz nach den täglichen Bedürfnissen auszuwählen. Wo ist morgen ein ruhiger Platz für ein Telefonmeeting frei? Welchen Besprechungsraum kann das Team für die Budgetplanung nutzen? Ist die Kollegin gerade erreichbar? Die MitarbeiterInnen können sich im Smartoffice frei bewegen und sehen mit nur wenigen Klicks, welche Räume zur Verfügung stehen. Außerdem helfen die generierten Daten dabei, Bewegungsmuster und Belegungen zu verstehen. Die Erkenntnisse ermöglichen es wiederum, Büroflächen so zu gestalten, dass jeder Platz im Gebäude optimal genutzt wird.

Die Rolle der Sprachassistenten im Smartoffice
Je flexibler die Gebäudenutzung, desto wichtiger ist die interne Kommunikation. Die Arbeit im Smartoffice profitiert von Technologien, die eine problemlose Verständigung ermöglichen. Und genau dafür bieten sich Sprachassistenten an. Die cleveren Anwendungen kamen bisher überwiegend im privaten oder Smarthome-Bereich zum Einsatz. Doch seit einiger Zeit bieten die bekannten Hersteller auch Business-Varianten ihrer sprechenden Helfer an. Auf die Berufswelt ausgelegt, tragen sie Termine ein, erinnern an Besprechungen oder starten Telefonmeetings. Auch fehlende Büromaterialien sind auf Wunsch direkt bestellt. So können viele Prozesse nicht nur vereinfacht, sondern stellenweise auch vollständig automatisiert werden.

Das Gebäude der Zukunft dank Digitalisierung
Zudem setzt das Smartoffice moderne Gebäudetechnik vielseitig ein - etwa, um Energiekosten einzusparen. Denn mittels Cloudsystem und Netzwerktechnik lässt sich das gesamte Gebäudeverhalten digital gestalten. Die Vernetzung mit dem aktuellen Wetterbericht beispielsweise kann das Gebäude, je nach Tageszeit und Wetterlage, mit Temperaturregulierung oder entsprechender Beleuchtung reagieren. Gleichzeitig merkt es sich in den verschiedenen Räumen die Vorlieben der Mitarbeiter und passt sich so automatisch an die Bedürfnisse an.

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